Od 21 maja 2026 r. obowiązują nowe zasady związane z transgranicznym przemieszczaniem odpadów, w tym funkcjonowanie systemu DIWASS. Dla przedsiębiorców oznacza to nie tylko konieczność poznania nowego narzędzia, ale przede wszystkim potrzebę uporządkowania procedur, dokumentów, ról uczestników przemieszczenia i organizacji transportu. W praktyce przygotowanie do DIWASS powinno objąć nie tylko kwestie techniczne, lecz cały sposób prowadzenia spraw związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów.
Od czego zacząć przygotowanie firmy do wdrożenia DIWASS?
Przygotowanie firmy do wdrożenia DIWASS warto zacząć od uporządkowania podstaw. Największym błędem byłoby potraktowanie nowego systemu wyłącznie jako narzędzia do elektronicznego przekazywania dokumentów. W rzeczywistości DIWASS oznacza zmianę modelu prowadzenia spraw związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów.
Dlatego punktem wyjścia nie powinno być pytanie wyłącznie o to, jak działa sam system, ale przede wszystkim: czy firma ma uporządkowane role, dokumenty, odpowiedzialność, współpracę z przewoźnikami i sposób działania w razie zmian lub problemów w trakcie przemieszczenia.
W praktyce przygotowanie do wdrożenia DIWASS wymaga spojrzenia na cały proces jako na ciąg powiązanych ze sobą czynności: od kwalifikacji odpadu, przez dobór właściwej procedury, przygotowanie dokumentacji i danych uczestników, aż po transport, potwierdzenia po dostawie i gotowość do kontroli.
Jak ustalić, jaka procedura ma zastosowanie?
Jednym z pierwszych kroków powinno być ustalenie, w jakim trybie dana sprawa będzie prowadzona. Pomimo wdrożenia DIWASS, konstrukcja transgranicznego przemieszczania odpadów nadal opiera się na dwóch podstawowych ścieżkach postępowania.
Pierwsza to procedura uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody, właściwa dla odpadów wskazanych w art. 4 ust. 1–3 rozporządzenia (UE) 2024/1157. Druga to ogólne wymogi w zakresie informowania dotyczące odpadów objętych art. 4 ust. 4 i 5 tego rozporządzenia, czyli tryb związany z formularzem z załącznika VII.
Dla przedsiębiorcy ma to znaczenie podstawowe, ponieważ od właściwej kwalifikacji zależy nie tylko zakres dokumentów i obowiązków, ale także sposób działania w systemie, terminy oraz ryzyka związane z ewentualnymi błędami proceduralnymi.
Dlaczego klasyfikacja odpadu jest tak ważna?
Przygotowanie firmy do wdrożenia DIWASS nie może być oderwane od prawidłowej klasyfikacji odpadu. To właśnie od niej zależy, czy dana sprawa podlega procedurze zgłoszenia i zgody, czy trybowi informacyjnemu opartemu na załączniku VII.
W praktyce oznacza to konieczność wcześniejszej weryfikacji, z jakim odpadem mamy do czynienia, według jakiej klasyfikacji należy go oceniać, jaki jest jego status w świetle właściwych załączników do rozporządzenia oraz czy znaczenie ma jego pochodzenie, czystość albo planowany sposób zagospodarowania.
Dopiero po uporządkowaniu tych kwestii można bezpiecznie przejść do dalszych etapów przygotowania firmy do DIWASS. Błąd popełniony na poziomie klasyfikacji będzie rzutować na całą dalszą procedurę.
Jak uporządkować role i odpowiedzialność uczestników przemieszczenia?
Jednym z najważniejszych obszarów przygotowania do DIWASS jest prawidłowe przypisanie ról uczestnikom przemieszczenia. Rozporządzenie rozdziela zadania pomiędzy różne podmioty, w tym
- zgłaszającego,
- osobę organizującą przemieszczenie,
- wytwórcę odpadu,
- przewoźników,
- instalację albo laboratorium oraz
- podmiot potwierdzający przyjęcie i zagospodarowanie odpadu.
Wdrożenie DIWASS w firmie powinno więc obejmować nie tylko formalne ustalenie, kto występuje w jakiej roli, ale również praktyczne przypisanie odpowiedzialności po stronie organizacji. Trzeba ustalić, kto przygotowuje dane, kto odpowiada za dokumenty, kto ma dostęp do systemu, kto nadzoruje terminy i kto działa w sytuacji nieobecności pracownika albo zmiany planu transportu.
Brak jasnego podziału zadań może prowadzić do chaosu operacyjnego, który w praktyce okaże się większym problemem niż sama obsługa systemu.
Jak przygotować dokumenty i dane do pracy w DIWASS?
Kolejnym krokiem powinno być uporządkowanie dokumentów oraz danych, które będą potrzebne w systemie. W procedurze uprzedniego pisemnego zgłoszenia i zgody przez DIWASS mają być przekazywane dokument: zgłoszenia, dodatkowe informacje i załączniki wymagane zgodnie z załącznikiem II do rozporządzenia, korespondencja z właściwymi organami, decyzje oraz dokumenty przesyłania dotyczące poszczególnych transportów.
Przy załączniku VII szczególne znaczenie ma natomiast to, że formularz ma być uzupełniany elektronicznie, a wymagane informacje powinny zostać przekazane najpóźniej na dwa dni robocze przed transportem. To oznacza, że firma powinna wcześniej przygotować nie tylko sam dokument, ale również cały zestaw danych uczestników przemieszczenia.
W praktyce warto sprawdzić, czy poszczególne informacje są kompletne, spójne i gotowe do wykorzystania w systemie, a także czy obieg dokumentów w organizacji pozwala na terminowe działanie.
Co ustalić z przewoźnikiem przed rozpoczęciem transportu?
Wdrożenie DIWASS wymaga również wcześniejszego uporządkowania współpracy z przewoźnikiem. W nowym modelu nie wystarczy doraźne wpisanie danych transportującego do dokumentu. Znaczenie ma to, aby dane uczestników przemieszczenia były wcześniej przygotowane i możliwe do wykorzystania w systemie zgodnie z jego zasadami działania.
Przed rozpoczęciem transportu warto więc ustalić, kto odpowiada za przekazanie danych przewoźnika, czy przewoźnik został uwzględniony w organizacji całego procesu, jakie dokumenty powinny być dostępne podczas transportu oraz jak wygląda sposób postępowania w razie opóźnienia, zmiany środka transportu lub kontroli.
To właśnie na styku dokumentów, logistyki i transportu często pojawiają się największe trudności operacyjne.
Jak przygotować firmę do pracy w systemie i sytuacji awaryjnych?
Dobre wdrożenie DIWASS nie kończy się na uzyskaniu dostępu do systemu. Konieczne jest także przygotowanie organizacji do codziennego działania. Warto ustalić, kto posiada odpowiednie uprawnienia, kto działa w zastępstwie, jak wygląda ścieżka akceptacji dokumentów i w jaki sposób firma reaguje w razie zmian w przebiegu przemieszczenia.
Znaczenie mają tu również kwestie praktyczne: czy odpowiednie osoby wiedzą, kiedy należy dokonać określonych czynności, kto odpowiada za kontakt z uczestnikami przemieszczenia i czy firma ma przygotowany wewnętrzny sposób postępowania na wypadek nieobecności pracownika, opóźnienia transportu albo konieczności szybkiej korekty działań.
Im bardziej uporządkowane będą te elementy, tym mniejsze ryzyko błędów popełnionych w systemie DIWASS.
Jakie błędy organizacyjne mogą zwiększać ryzyka?
Najwięcej problemów praktycznych nie musi pojawić się w samym systemie DIWASS, ale na styku ludzi, dokumentów i transportu. Do najczęstszych obszarów ryzyka należą błędne ustalenie procedury, nieprawidłowe przypisanie ról, brak wcześniejszego przygotowania danych, nieuporządkowany dostęp do systemu, problemy organizacyjne z przewoźnikiem oraz uchybienia na etapie potwierdzeń po dostawie.
Warto pamiętać, że w przypadku transgranicznego przemieszczania odpadów nielegalność może mieć również charakter formalny. Oznacza to, że problem może wynikać nie tylko z oczywistego naruszenia materialnych obowiązków, ale także z błędnej dokumentacji, uchybienia terminom lub niewłaściwego prowadzenia procedury.
Z tego względu przygotowanie firmy do wdrożenia DIWASS powinno być traktowane jako element podstawowego bezpieczeństwa prawnego i organizacyjnego. Jeśli po tej weryfikacji okaże się, że DIWASS dotyczy Twojej firmy szerzej niż tylko na poziomie technicznej obsługi systemu, warto uporządkować cały proces: role uczestników, klasyfikację odpadów, dokumenty, dane, transport, potwierdzenia oraz sposób reagowania na zmiany i kontrole. Temu poświęcone jest szkolenie „DIWASS i inne zmiany w transgranicznym przemieszczaniu odpadów od 21 maja 2026 r.”, w którym krok po kroku omawiamy nowe zasady TPO, działanie w DIWASS, obowiązki poszczególnych uczestników oraz praktyczne ryzyka związane z przygotowaniem firmy do nowego modelu działania.
Dlaczego wcześniejsze przygotowanie do kontroli ma znaczenie?
Nowe podejście do transgranicznego przemieszczania odpadów wiąże się również z większym znaczeniem kontroli i egzekwowania przepisów. Podmioty uczestniczące w przemieszczeniu powinny liczyć się z:
- kontrolami dokumentacji,
- kontrolami prowadzonymi w trakcie transportu oraz
- kontrolami w instalacjach odzysku odpadów.
W praktyce oznacza to, że firma powinna zadbać nie tylko o formalne przygotowanie dokumentów, ale także o spójność działań i gotowość do wykazania, że cały proces został zorganizowany prawidłowo. Przy załączniku VII szczególne znaczenie zyskuje terminowość i poprawność prowadzenia całej sprawy, a nie jedynie sam fakt posiadania dokumentu w chwili kontroli.
Co warto sprawdzić w firmie jeszcze przed wdrożeniem systemu?
Przed wdrożeniem DIWASS warto przeprowadzić wewnętrzną weryfikację najważniejszych obszarów. W szczególności należy sprawdzić:
- czy prawidłowo ustalono klasyfikację odpadów i podstawę wyboru właściwej procedury,
- czy role uczestników przemieszczenia są jasno określone,
- czy dokumenty i dane są kompletne oraz gotowe do wykorzystania,
- czy zasady współpracy z przewoźnikiem zostały uporządkowane,
- czy firma ma przygotowany wewnętrzny obieg informacji i odpowiedzialność za terminy,
- czy wiadomo, kto odpowiada za potwierdzenia po dostawie,
- czy organizacja jest gotowa na kontrolę i wykazanie prawidłowości działań.
Takie przygotowanie pozwala potraktować DIWASS nie jako pojedynczy obowiązek cyfrowy, lecz jako element nowego modelu prowadzenia spraw związanych z transgranicznym przemieszczaniem odpadów.
Załącznik VII a odroczenie do 1 stycznia 2027 r.
Jako Kancelaria zalecamy korzystanie z systemu DIWASS dla przemieszczeń na załączniku VII również w okresie od 21 maja do 31 grudnia 2026 roku. Komunikat opublikowany przez Główny Inspektorat Ochrony Środowiska, o dopuszczeniu sporządzania i przekazywanie dokumentów wymaganych zgodnie z art. 18 rozporządzenia (UE) 2024/1157 w formie papierowej, poza systemem DIWASS, oparty na podstawie raportu z posiedzenia Grupy Ekspertów ds. Odpadów, (które odbyło się 27 marca 2026 r. w Brukseli), nie stanowi podstawy prawnej do zwolnienia z korzystania z DIWASS.
Wszystkie okresy przejściowe dotyczące obowiązywania zapisów oraz wejścia w życie rozporządzenia (UE) 2024/1157, zawarto w art. 85 i 86 tego rozporządzenia. Komisja Europejska nie zmieniła zapisów rozporządzenia 2024/1157.
Więcej na ten temat w wywiadzie z mec. dr Marcinem Kaźmierskim „Jeśli przemieszczasz odpady za granicę po 21 maja 2026 r.…”
Podsumowanie
Wdrożenie DIWASS wymaga od przedsiębiorców czegoś więcej niż poznania nowego systemu. Kluczowe znaczenie ma uporządkowanie klasyfikacji odpadów, wyboru właściwej procedury, ról uczestników przemieszczenia, dokumentacji, danych, organizacji transportu oraz działań po dostawie. To właśnie te elementy będą decydować o tym, czy firma rzeczywiście jest przygotowana do funkcjonowania w nowym modelu.
Podstawa prawna
Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1157 z dnia 11 kwietnia 2024 r. w sprawie przemieszczania odpadów, zmiany rozporządzeń (UE) nr 1257/2013 i (UE) 2020/1056 oraz uchylenia rozporządzenia (WE) nr 1013/2006
https://eur-lex.europa.eu/legal-content/PL/TXT/PDF/?uri=OJ:L_202401157
